Que vérifier avant d’accepter un devis ?
Vérifiez numéro et version, société émettrice, références de lot ou modèle, état, quantité finale, mode d’achat, prix, devise, TVA, transport, destination, validité, paiement, délais, documents et conditions de réclamation. Si une donnée diffère de la fiche, des images ou d’une clarification écrite, demandez une version corrigée avant d’accepter.
Utiliser une seule version de référence
Une révision peut modifier quantité, assortiment, coûts ou échéance. Ne combinez pas des valeurs de documents différents : identifiez la proposition la plus récente et gardez les anciennes versions uniquement comme historique.
- Numéro ou référence du devis
- Date et numéro de version
- Nom de la société émettrice
- Document complet et annexes citées
Douze contrôles commerciaux essentiels
Chaque donnée doit appartenir à la même proposition. La présence d’une donnée ne remplace pas le contrôle des autres.
- 1. Parties
- Comparer TRA-COM SRLS, données de société, acheteur et adresse de facturation ou livraison.
- 2. Références
- Relier lot, modèle, code ou annexe aux images et à la sélection réellement évaluée.
- 3. État
- Vérifier état neuf, échantillon, défauts connus, particularités et emballage déclaré.
- 4. Quantité
- Distinguer total du lot, disponibilité du modèle, minimum et quantité finale proposée.
- 5. Mode d’achat
- Confirmer lot complet, lot partiel autorisé ou achat par modèle.
- 6. Prix
- Contrôler devise, prix unitaire si applicable, sous-total, total et frais séparés.
- 7. TVA
- Lire le traitement indiqué sans le déduire seulement du pays ou de VIES.
- 8. Transport
- Confirmer destination, coût, inclusions, responsabilités et conditions de livraison.
- 9. Validité
- Contrôler échéance et toute condition explicite de disponibilité ou réservation.
- 10. Paiement
- Vérifier bénéficiaire, méthode, échéances et étapes; ne jamais saisir d’identifiants bancaires dans les notes.
- 11. Expédition et documents
- Vérifier délai indicatif, emballage, facture, packing list et documents applicables.
- 12. Acceptation et réclamations
- Lire comment confirmer, quelles conditions s’appliquent et comment signaler un écart à réception.
Confirmer sans ambiguïté
L’acceptation doit identifier exactement le document vérifié et ne pas ajouter de conditions implicites.
1. Fermer les points ouverts
Obtenir par écrit les corrections ou réponses aux écarts importants.
2. Revoir le total
Recontrôler quantité, prix, TVA, transport, devise et échéance.
3. Citer le document
Indiquer référence, date et version que vous souhaitez accepter.
4. Attendre la confirmation opérationnelle
Suivre le devis et la confirmation du vendeur pour commande, paiement et expédition.
Si deux données ne correspondent pas
Ne choisissez pas informellement la valeur la plus avantageuse ou la plus récente. L’écart doit être relié à la même référence et clarifié dans la version écrite applicable.
- Références différentes entre images et devis
- Quantités différentes entre sélection et proposition
- Prix ou devise modifiés sans résumé clair
- TVA ou transport non clairement inclus ou exclus
- Validité, paiement, expédition ou réclamation absents
Un devis n’est pas automatiquement une commande
Cette checklist explique comment lire et comparer une proposition; elle ne remplace pas le document, les conditions B2B ni un conseil fiscal ou juridique. Une demande ne crée pas de commande. L’acceptation doit suivre la proposition et toute confirmation demandée; aucune règle commerciale unique ne vaut pour tous les stocks ou destinations.
Questions sur le contrôle du devis
- Quelle version prévaut après une révision ?
- Utilisez la version la plus récente qui identifie clairement la proposition et remplace l’ancienne. Ne mélangez pas les conditions.
- La quantité du catalogue est-elle définitive ?
- Pas nécessairement. Le catalogue sert à l’évaluation; la quantité commerciale est celle de la version écrite applicable.
- Un numéro VIES valide détermine-t-il seul la TVA ?
- Non. C’est un élément de contrôle; parties, mouvement des biens et documents doivent être évalués pour l’opération.
- Accepter réserve-t-il toujours la marchandise ?
- Seulement si le document ou la confirmation suivante précise clairement comment et quand intervient la réservation.
- Comment signaler un écart à la livraison ?
- Suivez le canal, le délai et les preuves prévus par les conditions et conservez devis accepté, images, emballage et communications utiles.