Cosa va controllato prima di accettare un preventivo?
Verifica numero e versione del documento, soggetto emittente, referenze di lotto o modello, stato della merce, quantità finale, modalità d’acquisto, prezzo, valuta, IVA, trasporto, destinazione, validità, pagamento, tempistiche, documenti e condizioni di reclamo. Se un dato non coincide con la scheda, le immagini o i chiarimenti ricevuti, chiedi una correzione scritta prima di accettare.
Usa una sola versione di riferimento
Una revisione può cambiare quantità, assortimento, costi o scadenza. Evita di combinare valori presi da documenti diversi: identifica la proposta più recente e conserva le versioni precedenti solo come cronologia.
- Numero o riferimento del preventivo
- Data e numero di versione
- Nome della società emittente
- Documento completo, inclusi allegati richiamati
Dodici controlli commerciali essenziali
Ogni voce deve riferirsi alla stessa proposta. La presenza di una voce non sostituisce la verifica delle altre.
- 1. Soggetti
- Confronta TRA-COM SRLS, dati societari, buyer e indirizzo di fatturazione o consegna.
- 2. Referenze
- Abbina lotto, modello, codice o allegato alle immagini e alla selezione effettivamente valutata.
- 3. Stato
- Controlla stato nuovo, campione, difetti noti, particolarità e condizioni dell’imballaggio dichiarate.
- 4. Quantità
- Distingui totale del lotto, quantità per modello, minimo e quantità finale proposta.
- 5. Modalità d’acquisto
- Verifica se la proposta riguarda lotto completo, lotto parziale o acquisto per modello.
- 6. Prezzo
- Controlla valuta, prezzo unitario se applicabile, subtotale, totale e qualsiasi voce separata.
- 7. IVA
- Leggi il trattamento IVA indicato senza dedurlo solo dal paese o dal numero VIES.
- 8. Trasporto
- Conferma destinazione, costo, inclusioni, responsabilità e condizioni di consegna indicate.
- 9. Validità
- Controlla scadenza della proposta e se esistono condizioni espresse di disponibilità o riserva.
- 10. Pagamento
- Verifica beneficiario, metodo, scadenze e fasi; non inserire credenziali bancarie nel sito.
- 11. Spedizione e documenti
- Controlla finestra indicativa, imballaggio, fattura, packing list e documenti applicabili.
- 12. Accettazione e reclami
- Leggi come confermare, quali condizioni si applicano e come segnalare differenze alla ricezione.
Come confermare senza creare ambiguità
L’accettazione deve richiamare esattamente il documento verificato e non aggiungere condizioni implicite.
1. Chiudi i punti aperti
Ottieni per iscritto correzioni e risposte su qualsiasi differenza materiale.
2. Ricontrolla il totale
Verifica nuovamente quantità, prezzo, IVA, trasporto, valuta e scadenza.
3. Cita il documento
Nella risposta indica riferimento, data e versione che intendi accettare.
4. Attendi la conferma operativa
Segui le condizioni del preventivo e la successiva conferma del venditore per ordine, pagamento e spedizione.
Se due dati non coincidono
Una differenza non va risolta scegliendo il valore più conveniente o più recente in modo informale. Deve essere collegata alla stessa referenza e chiarita nella versione scritta applicabile.
- Referenza diversa tra immagini e preventivo
- Quantità diversa tra selezione e proposta
- Prezzo o valuta modificati senza riepilogo
- IVA o trasporto non chiaramente inclusi o esclusi
- Scadenza, pagamento, spedizione o reclami assenti
Un preventivo non è automaticamente un ordine
Questa checklist spiega come leggere e confrontare una proposta; non sostituisce il documento, i termini B2B o un parere fiscale o legale. L’invio di una richiesta non crea un ordine. Anche l’accettazione deve seguire le condizioni della proposta e l’eventuale conferma richiesta; non esiste una regola commerciale unica valida per ogni stock o destinazione.
Domande sulla verifica del preventivo
- Quale versione prevale se ricevo una revisione?
- Usa la versione più recente che identifica chiaramente la proposta e verifica che sostituisca la precedente. Non combinare condizioni di versioni diverse.
- La quantità nel catalogo è quella definitiva?
- Non necessariamente. Il catalogo aiuta la valutazione; la quantità commerciale è quella confermata nella versione scritta applicabile.
- Un numero VIES valido determina da solo l’IVA?
- No. È un elemento della verifica; trattamento, parti, movimento della merce e documenti devono essere valutati per la singola operazione.
- Accettare il preventivo riserva sempre la merce?
- Solo se il documento o la successiva conferma indica chiaramente come e quando avviene la riserva. Non presumere una prenotazione automatica.
- Dove devo segnalare una differenza alla consegna?
- Segui il canale, i tempi e le prove richieste dalle condizioni applicabili e conserva documento accettato, immagini, imballaggio e comunicazioni pertinenti.