¿Qué hay que comprobar antes de aceptar?
Comprueba número y versión, empresa emisora, referencias de lote o modelo, estado, cantidad final, modalidad de compra, precio, moneda, IVA, transporte, destino, validez, pago, plazos, documentos y reclamaciones. Si un dato difiere de la ficha, las imágenes o una aclaración escrita, solicita una versión corregida antes de aceptar.
Usa una sola versión de referencia
Una revisión puede cambiar cantidad, surtido, costes o vencimiento. No combines cifras de documentos distintos: identifica la propuesta más reciente y conserva las anteriores solo como historial.
- Número o referencia de la oferta
- Fecha y número de versión
- Nombre de la empresa emisora
- Documento completo y anexos citados
Doce comprobaciones comerciales esenciales
Cada dato debe pertenecer a la misma propuesta. La presencia de un dato no sustituye la comprobación de los demás.
- 1. Partes
- Comparar TRA-COM SRLS, datos societarios, comprador y dirección de facturación o entrega.
- 2. Referencias
- Relacionar lote, modelo, código o anexo con las imágenes y la selección evaluada.
- 3. Estado
- Revisar estado nuevo, muestra, defectos conocidos, particularidades y embalaje declarado.
- 4. Cantidad
- Separar total del lote, disponibilidad por modelo, mínimo y cantidad final propuesta.
- 5. Modalidad
- Confirmar lote completo, parte permitida o compra de modelos elegibles.
- 6. Precio
- Comprobar moneda, precio unitario si procede, subtotal, total y cargos separados.
- 7. IVA
- Leer el tratamiento indicado sin deducirlo solo del país o del estado VIES.
- 8. Transporte
- Confirmar destino, coste, inclusiones, responsabilidades y condiciones de entrega.
- 9. Validez
- Comprobar vencimiento y condiciones expresas de disponibilidad o reserva.
- 10. Pago
- Verificar beneficiario, método, vencimientos y fases; no poner accesos bancarios en las notas.
- 11. Envío y documentos
- Revisar plazo orientativo, embalaje, factura, packing list y documentos aplicables.
- 12. Aceptación y reclamaciones
- Leer cómo confirmar, qué condiciones se aplican y cómo comunicar diferencias al recibir.
Cómo confirmar sin ambigüedad
La aceptación debe identificar el documento exacto revisado y no añadir condiciones implícitas.
1. Cerrar puntos pendientes
Obtener correcciones o respuestas escritas para cada diferencia importante.
2. Revisar el total
Volver a comprobar cantidad, precio, IVA, transporte, moneda y vencimiento.
3. Citar el documento
Indicar referencia, fecha y versión que se pretende aceptar.
4. Esperar confirmación operativa
Seguir la oferta y la siguiente confirmación del vendedor para pedido, pago y envío.
Cuando dos datos no coinciden
No resuelvas la diferencia eligiendo informalmente el valor más conveniente o reciente. Debe vincularse a la misma referencia y aclararse en la versión escrita aplicable.
- Referencias distintas entre imágenes y oferta
- Cantidades distintas entre selección y propuesta
- Precio o moneda cambiados sin resumen claro
- IVA o transporte no incluidos o excluidos claramente
- Faltan validez, pago, envío o reclamaciones
Una oferta no es automáticamente un pedido
Esta checklist explica cómo leer y comparar una propuesta; no sustituye el documento, las condiciones B2B ni asesoramiento fiscal o legal. Enviar una consulta no crea un pedido. La aceptación debe seguir la propuesta y las confirmaciones requeridas; no existe una regla comercial única para todos los stocks o destinos.
Preguntas sobre la revisión de la oferta
- ¿Qué versión se aplica tras una revisión?
- Usa la última versión que identifique claramente la propuesta y sustituya la anterior. No combines condiciones de versiones distintas.
- ¿La cantidad del catálogo es definitiva?
- No necesariamente. El catálogo ayuda a evaluar; la cantidad comercial es la confirmada en la versión escrita aplicable.
- ¿Un VIES válido determina por sí solo el IVA?
- No. Es un elemento de control; partes, movimiento de bienes y documentos deben evaluarse para la operación concreta.
- ¿Aceptar siempre reserva la mercancía?
- Solo si el documento o la confirmación posterior indican claramente cómo y cuándo se produce la reserva.
- ¿Cómo se comunica una diferencia al recibir?
- Sigue canal, plazo y pruebas exigidos por las condiciones y conserva oferta aceptada, imágenes, embalaje y comunicaciones relevantes.